Seriál 12 pomocníkov, diel 1: 3 metódy, ktoré vám pomôžu s prioritami

19. 11. 2021 | Jana L.

• Tipy a triky

Jeden všemocný hack na organizáciu života neexistuje. Preto sme sa rozhodli pozrieť sa na túto tému inak. Vymysleli sme seriál s prehľadom dvanástich tipov, ktoré vám pomôžu s prioritami, organizáciou, plánovaním a sústredením. V tomto a nasledujúcich dieloch sa na ne pozrieme podrobnejšie, aby ste si ich mohli naštudovať a kombinovať podľa toho, ako budete potrebovať. 

Úvodný veľký prehľad sme minule začali tromi metódami, ktoré vám pomôžu s prioritami. A pretože prioritami začína aj končí vlastne väčšina ľudských činností, poďme podrobnejšie rozobrať najprv tie.

Kým sa do toho pustíme, poďme si ešte ujasniť, že nejde o kompletného sprievodcu každou metódou. Je to skôr bližšie predstavenie niekoľkých ciest, ktoré nás v Tam & späť zaujali a myslíme si, že by mohli inšpirovať aj vás. 

Paretov princíp

O čom to je?

Dosť sa o ňom hovorí, ale ak netušíte, o čo ide, tu je vysvetlenie v jednej vete: dvadsať percent aktivít prináša osemdesiat percent výsledkov. Cieľom je nájsť tých dvadsať percent, do ktorých potom nasmerujete najviac pozornosti, času a úsilia.

Ako ho využiť?

Paretov princíp predpokladá, že viete, čo od života chcete. Keď aj nie od celého, tak aspoň od nasledujúceho roka alebo dvoch. Problém je v tom, koľko toho chcete – že keď sa ráno pozriete na zoznam úloh, najradšej by ste zaliezli naspäť pod perinu. Cítite sa demotivovaní, prokrastinujete alebo pracujete chaoticky. Úlohy plníte od tých najjednoduchších, a hlavne kvôli odškrtnutiu, zatiaľ čo zložitejšie veci, ktoré by vás doviedli k cieľu, odkladáte na „niekedy nabudúce“. Zrazu je rok preč a vy zistíte, že ste s nimi nepohli ani o piaď.

Čo s tým? Vezmite si náš zápisník alebo Nediár, nalistujte si svoje „chcem“ a následne do týždenného plánovača vysypte všetky úlohy, ktoré vás čakajú. Teraz oba zápisy porovnajte. Ktoré úlohy vás vedú k vašim chcem? Prinášajú najväčší úžitok? Alebo radosť? Na tie sa sústreďte ako prvé. Všetky ostatné si dajte niekam do radu, že sa k nim vrátite dajme tomu o mesiac. O štyri týždne možno zistíte, že ste na ne ani nesiahli, a napriek tomu sa nič nestalo. Teda nič negatívne. Zatiaľ čo výsledky v oblastiach, ktoré ste vybrali, sú konečne aspoň nejaké. Teda na 80 %. 

Metóda MIT

O čom to je?

MIT á la Most Important Task(s). Nikdy nestihnete všetko, ale môžete stihnúť to najdôležitejšie. A to sú málokedy viac ako tri úlohy. Tri úlohy na dnes. Tri plány na tento týždeň. Tri priority na mesiac. 

Ako ju využiť?

Vlastne podobne ako Paretovo pravidlo. Vezmite si stránky zo svojich papierových pomocníkov, kde máte vypísané svoje „chcem“. Potom sa pozrite na zoznam všetkých svojich úloh a opýtajte sa sami seba: Vedie ma táto úloha k tomu, čo chcem? Alebo naše obľúbené: Stojí mi táto úloha za to? Stojí mi to za ten kúsok života? Pretože ono tých kúskov, čo máme k dispozícii, nie je nekonečne veľa.

MIT je skvelá v tom, že ide o komplexný prístup k životu, nielen o pracovnú techniku. Rovnakým spôsobom sa môžete pýtať, keď riešite svoj vzťah, deti a ich aktivity alebo plánujete dovolenku – stojí mi za to vidieť toto a tamto?

Náš týždenný plánovač, vďaka ktorému máte všetky plány a úlohy neustále prehľadne na očiach a ktorý umožňuje určiť si tri priority na týždeň, je k metóde MIT ideálny pomocník. Keď z neho odškrtnete kopu menej dôležitých položiek, budete mať dobrý pocit. Ale skúste si odškrtnúť tri veci, o ktorých viete, že sú „tie najviac“. To vás bude dobrý pocit skoro až nadnášať. Fakt! 

Eisenhowerova matica

O čom to je?

Jednoduchý spôsob, ako neustále kontrolovať alebo rýchlo triediť priority a riešiť akútne preťaženie.   

Ako ju využiť?

Vezmite si diár, Nediár, zápisník, týždenný plánovač alebo čokoľvek, kde máte pohromade úlohy a opýtajte sa sami seba na dve otázky

1. Je pre mňa táto vec dôležitá? 

2. Je naliehavá? 

Odpovede vás dovedú k rozdeleniu úloh do štyroch základných kategórií, ktoré ukazuje obrázok nižšie: 

1. Dôležité a naliehavé – úlohy, ktoré horia.

2. Dôležité a nenaliehavé – veci pre vás zásadné, ale nie naliehavé.

3. Nedôležité a naliehavé – vyrušenia, ktoré horia, dlhodobo však nič neprinesú.

4. Nedôležité a nenaliehavé – únikové aktivity a kávičkové stretnutia. Jednoduché, ľahko splniteľné, ale dlhodobo nanič.

​​​​​​

Sami asi cítite, že k vašim „chcem“ vás smeruje druhý kvadrant. Práca na veciach, ktoré sú pre vás najdôležitejšie, ale pre ďalšie tri kvadranty sa k nim nemôžete dostať. Nakreslite si maticu do zápisníka alebo si ju vlepte do diára, kde ju budete mať na očiach. Vďaka tomu bude vaša pozornosť vždy zameraná na to podstatné. A čo s tým ostatným? Posuňte to ďalej alebo zrušte. 

My vieme, že to bolí a ako to bolí. Ale čo tak to skúsiť? Aspoň tento týždeň?

Sami uvidíte, či a aký to bude mať úspech. K životu pred triedením priorít sa môžete vrátiť vždy. Ale tak nejako tušíme, že asi nebudete chcieť.