Seriál 12 pomocníků, díl 1: 3 metody, které vám pomohou s prioritami

19. 11. 2021 | Jana L.

• Tipy a triky

Jeden všemocný hack na organizaci života neexistuje. Proto jsme se rozhodli podívat se na toto téma jinak. Vymysleli jsme seriál s přehledem dvanácti tipů, které vám pomohou s prioritami, organizací, plánováním a soustředěním. V tomto a následujících dílech se na ně podíváme podrobněji, abyste je mohli nastudovat a kombinovat podle toho, jak budete potřebovat. 

Úvodní velký přehled jsme minule začali třemi metodami, které vám pomohou s prioritami. A protože prioritami začíná i končí vlastně většina lidského konání, pojďme podrobněji rozebrat nejdřív je.

Než se do toho pustíme, pojďme si ještě ujasnit, že nejde o kompletního průvodce každou metodou. Je to spíš bližší představení několika cest, které nás v Tam & zpět zaujaly a myslíme si, že by mohly inspirovat i vás. 

Paretův princip

O čem to je?

Dost se o něm mluví, ale pokud netušíte, o co jde, tady je vysvětlení v jedné větě: dvacet procent aktivit přináší osmdesát procent výsledků. Cílem je najít těch dvacet procent, do kterých pak nasměrujete nejvíc pozornosti, času a úsilí. 

Jak ho využít?

Paretův princip předpokládá, že víte, co chcete od života. Když ne od celého, tak alespoň od následujícího roku nebo dvou.

Potíž je v tom, kolik toho chcete - že když se ráno podíváte na seznam úkolů, nejradši byste zalezli zpátky pod peřinu. Cítíte se demotivovaní, prokrastinujete nebo pracujete chaoticky. Úkoly plníte od těch nejjednodušších, a hlavně kvůli odškrtnutí, zatímco složitější věci, které by vás dovedly k cíli, odkládáte na “někdy příště”. Najednou je rok pryč a vy zjistíte, že jste s nimi nepohnuli ani o píď.

Co s tím? Vezměte si náš zápisník nebo Nediář, nalistujte si svá „chci“, a následně do týdenního plánovače vysypte všechny úkoly, které vás čekají. Teď oba zápisy porovnejte. Které úkoly vás vedou k vašim chci? Přinášejí největší užitek? Nebo radost? Na ty se soustřeďte jako první. Všechny ostatní si dejte někam do fronty, že se k nim vrátíte třeba za měsíc.

Za čtyři týdny možná zjistíte, že jste na ně nesáhli, a přesto se nic nestalo. Tedy nic negativního. Zatímco výsledky v oblastech, které jste vybrali, jsou konečně aspoň nějaké. Tedy z 80%. 

Metoda MIT

O čem to je?

MIT alá Most Important Task(s). Nikdy nestihnete všechno, ale můžete stihnout to nejdůležitější. A to jsou málokdy víc než tři úkoly. Tři úkoly na dnešek. Tři plány na tento týden. Tři priority na měsíc. 

Jak ji využít?

Vlastně podobně jako Paretovo pravidlo. Vezměte si stránky ze svých papírových pomocníků, kde máte vypsaná svá „chci“. Pak se koukněte na seznam všech svých úkolů a zeptejte se sami sebe: Vede mě tenhle úkol k tomu, co chci? Anebo naše oblíbené: Stojí mi tento úkol za to? Stojí mi to za ten kousek života? Protože ono těch kousků, co máme k dispozici, není nekonečně.

MIT je skvělá v tom, že jde o komplexní přístup k životu, nejen o pracovní techniku. Stejným způsobem se můžete ptát, když řešíte svůj vztah, děti a jejich aktivity nebo plánujete dovolenou – stojí mi za to vidět tohle a tamto?

Náš týdenní plánovač, díky kterému máte všechny plány a úkoly neustále přehledně na očích a který umožňuje určit si tři priority na týden, je k metodě MIT ideální pomocník. Když z něj odškrtnete hromadu méně důležitých položek, budete mít dobrý pocit. Ale zkuste si odškrtnout tři věci, o kterých víte, že jsou “ty nejvíc”. To vás bude dobrý pocit skoro nadnášet. Fakt! 

Eisenhowerova matice

O čem to je?

Jednoduchý postup, jak neustále kontrolovat nebo rychle třídit priority a řešit akutní přehlcenost.   

Jak ji využít?

Vezměte si diář, Nediář, zápisník, týdenní plánovač nebo cokoli, kde máte pohromadě úkoly a zeptejte se sami sebe na dvě otázky: 

1. Je pro mě tato věc důležitá? 

2. Je naléhavá? 

Odpovědi vás dovedou k rozdělení úkolů do čtyř základních kategorií, které ukazuje obrázek níže: 

1. Důležité a naléhavé - úkoly, které hoří

2. Důležité a nenaléhavé - věci pro vás zásadní, ale nespěchají

3. Nedůležité a naléhavé - vyrušení, která hoří, dlouhodobě však nic nepřinesou

4. Nedůležité a nenaléhavé - únikové aktivity a kafíčková setkání. Jednoduchá, lehce splnitelná, ale dlouhodobě k ničemu

​​​​​​

Sami asi cítíte, že k vašim „chci“ vás směřuje druhý kvadrant. Práce na věcech, které jsou pro vás nejdůležitější, ale kvůli dalším třem kvadrantům se na ně skoro nedostává. Nakreslete si matici do zápisníku nebo si ji vlepte do diáře, kde ji budete mít na očích. Díky tomu bude vaše pozornost pořád nasměrovaná na to podstatné. A co s tím ostatním? Předejte dál nebo zrušte. 

My víme, že to bolí a jak to bolí. Ale co to zkusit? Aspoň tento týden?

Sami uvidíte, jestli a jaký to bude mít úspěch. K životu před tříděním priorit se můžete vrátit vždycky. Ale nějak tušíme, že nejspíš nebudete chtít.