Seriál 12 pomocníkov, diel 2: 3 metódy, ktoré vám pomôžu s organizáciou
9. 12. 2021 | Jana L.
Pokračovanie veľkého seriálu. Tentokrát si v ňom ukážeme metódy, ktoré vám pomôžu zorganizovať si pracovný aj domáci chaos a vniesť do života zdravšie návyky. Deň nafúknuť nevieme, stále bude mať dvadsaťštyri hodín. Ale vďaka tipom nižšie už možno nebudete mať pocit, že trval maximálne päť.
Rovnako ako v prvom diele aj teraz pre vás máme tri metódy. O každej z nich by sa dala napísať kniha. Mimochodom, hneď o tej prvej už pár rokov jedna existuje a veľa nových metód vychádza práve z nej.
My sme z dlhých knižných pasáží vybrali to najlepšie, čo by sme odporučili na zamyslenie sa každému, kto by za nami prišiel s povzdychom, že mu život prerastá cez hlavu. Znovu zopakujeme, že nie je nutné držať sa striktne žiadneho systému. Seriál berte ako sériu tipov na organizáciu práce i všetkých ostatných záležitostí, z ktorých si môžete zostaviť svoj vlastný unikátny systém.
GTD
O čom to je?
Mať všetko hotové (z anglického Getting Things Done) je najpopulárnejšia metóda osobnej produktivity posledných desaťročí, z ktorej vychádza mnoho ďalších. Jej základným princípom je dostať z hlavy všetky myšlienky na čokoľvek, čo musíte zariadiť.
Na to poslúži počítačový program, aplikácia alebo – ;) áno, tu na vás veľavravne žmurkáme – papier. Hneď ako budete mať všetko spísané, môžete úlohy rozdeliť na väčšie a menšie a postupne sa do nich púšťať. Ako konkrétne, na to má metóda veľa nástrojov, ktoré rozoberá už spomínaná kniha.
Ako ju využíť?
Keď uľavíte svojej hlave, získate prehľad o všetkom, čo robíte a do čoho je potrebné sa pustiť. Odpadne tým pádom premýšľanie „na čo sa teraz rýchlo vrhnúť” a potácanie sa od úlohy k úlohe, ktoré však nevedie k dlhodobému cieľu. Ako to teda pomocou GTD zmeniť?
Vezmite si náš zápisník a pár dní píšte čokoľvek, čo si počas nich vyžaduje vašu pozornosť. Patria sem akékoľvek úlohy, nápady, myšlienky a poznámky. Keď to budete mať hotové, pozrite sa na zápisky s odstupom a popremýšľajte, čo sú vaše „chcem”, čo sú „musím“, ktoré činnosti robíte len pre odškrtnutie a ktoré možno úplne zbytočne.
Zápis vám dá prehľad o tom, čomu sa venujete, čomu sa venovať chcete a tiež návod, ako spojiť úlohy, ktoré k sebe logicky patria, do projektov. Tie sa potom dajú riešiť naraz. Do zápisníka si k tomu môžete načrtnúť napríklad myšlienkovú mapu, do Nediára alebo niektorého z našich dvoch datovaných diárov na rok 2022 potom rozplánovať konkrétne kroky. GDT je robustný systém. Keby ste si z neho mali vziať hoci len písanie úloh na papier, aby ste ich mohli pustiť z hlavy a nahliadnuť na ne z perspektívy, stačí to.
Inbox Zero
O čom to je?
Nula správ vo vašej pošte. Pre niekoho základ kontroly nad životom, pre iného zbytočnosť. Pôvodne metóda nestavala na tom, že budete mať čisto v e-maili, ale skôr v mysli, teda že prestanete na došlú poštu myslieť. Od toho času sa však mnohokrát zmenila a dnes ju ľudia vnímajú skôr ako prázdnu schránku.
Ako ju využíť?
Za každú cenu udržiavať prázdny e-mail je podľa nás zbytočná otročina. Pre nás je systém inšpiratívny skôr v pravidelnosti kontrolovania pošty a v spôsobe, ako s ňou nakladať. Takže – ako? Nám pomáha dať si na spracovanie e-mailov vždy určitý časový slot alebo dva – jeden ráno, druhý popoludní. Spracovať e-mail pritom neznamená dokončiť ho, ale rozhodnúť, čo a ako urobím, prípadne urobí niekto iný.
Na to zase dobre funguje pravidlo 4D, o ktorom sa dočítate o chvíľku. Dobrým tipom metódy Inbox Zero je aj táto myšlienka: veci, z ktorých sa počas triedenia podľa pravidla 4D stávajú úlohy, vysypte niekam do aplikácie alebo na papier (pozrite sa na GTD) a ideálne ich hneď naplánujte do nejakého organizačného systému –napríklad nášho Nediára, datovaného diára alebo plánovača.
4D
O čom to je?
Eliminačná metóda použiteľná v akejkoľvek situácii, keď potrebujete roztriediť podstatné od zbytočného. Hodí sa pri práci s e-mailom, na plánovanie veľkých projektov, hasenie akútnych drobností aj pri zostavovaní rodinného kalendára. Bleskovo vám pomôže rozhodnúť sa, čomu sa budete venovať a čo prehodíte na niekoho iného alebo zahodíte úplne.
Ako ju využíť?
Či riešite e-mail, alebo rodinnú dovolenku, princíp stále stojí na týchto štyroch krokoch, ktoré v angličtine všetky začínajú písmenom D.
Delete – úloha alebo ponuka vám nič neprinesie, nechcete sa tomu venovať, takže preč s tým.
Delegate – je to dôležité, ale pretože to nechcete alebo nemusíte robiť, presuňte úlohu na niekoho iného.
Do – veci do minúty, ktoré môžete urobiť hneď.
Defer – je dobré premyslieť to, ale keďže to nie je priorita, dá sa to odložiť. Napríklad zapísať do nášho zápisníka ako nápad, ktorému sa budete venovať neskôr.
