Seriál 12 pomocníků, díl 2: 3 metody, které vám pomohou s organizací
9. 12. 2021 | Jana L.
Pokračování velkého seriálu. Tentokrát si v něm ukážeme metody, které vám pomohou zorganizovat pracovní i domácí chaos a vnést do života zdravější návyky. Den ještě nafouknout neumíme. Pořád bude mít čtyřiadvacet hodin. Ale díky tipům níže už možná nebudete mít pocit, že trval maximálně pět.
Stejně jako v prvním díle, i tentokrát pro vás máme tři metody. O každé z nich by se dala napsat kniha. Ostatně, hned o té první už pár let jedna existuje a spousta nových metod vychází právě z ní.
My jsme z dlouhých knižních pasáží vybrali to nejlepší, co bychom doporučili k zamyšlení každému, kdo by za námi přišel s povzdechem, že mu život přerůstá přes hlavu. Znovu zopakujeme, že není nutné držet se striktně žádného systému.
Seriál berte jako sérii tipů pro organizaci práce i všech ostatních záležitostí, ze kterých si můžete sestavit svůj vlastní unikátní systém.
GTD
O čem to je?
Mít vše hotovo (z anglického Getting Things Done) je nejpopulárnější metoda osobní produktivity posledních desetiletí, ze které vychází mnoho dalších. Jejím základním principem je dostat z hlavy všechny myšlenky na cokoliv, co musíte zařídit.
K tomu poslouží počítačový program, aplikace nebo – ;) ano, tady na vás velmi výrazně mrkáme – papír. Jakmile budete mít všechno sepsané, můžete úkoly rozdělit na větší a menší a postupně se do nich pouštět. Jak konkrétně, na to má metoda spoustu nástrojů, které rozebírá už zmíněná kniha.
Jak ji využít?
Když ulevíte své hlavě, získáte přehled o všem, co děláte a do čeho je potřeba se pustit. Odpadne tím pádem přemýšlení „na co se teď rychle vrhnout” a potácení se od úkolu k úkolu, které ale nevede k dlouhodobému cíli. Jak to tedy pomocí GTD změnit?
Vezměte si náš zápisník a pár dnů pište cokoliv, co si během nich žádá vaši pozornost. Patří sem jakékoliv úkoly, nápady, myšlenky a poznámky. Až budete mít hotovo, podívejte se na zápisky s odstupem a popřemýšlejte, co jsou vaše “chci”, co jsou “musy”, které činnosti děláte jen pro odškrtnutí a které třeba úplně zbytečně.
Zápis vám dá perspektivu, čemu se věnujete, čemu se věnovat chcete a také návod, jak spojit úkoly, které k sobě logicky patří, do projektů. Ty se pak dají řešit na jeden zátah. Do zápisníku si k tomu můžete načrtnout třeba myšlenkovou mapu, do Nediáře nebo některého z našich dvou datovaných diářů na rok 2022 pak rozplánovat konkrétní kroky.
GDT je robustní systém. Kdybyste si z něj ale měli vzít jenom psaní úkolů na papír, abyste je mohli pustit z hlavy a nahlédnout na ně z perspektivy, stačí to.
Inbox Zero
O čem to je?
Nula zpráv ve vaší poště. Pro někoho základ kontroly nad životem, pro druhého zbytečnost. Původně metoda nestavěla na tom, že budete mít čisto v e-mailu, ale spíš v mysli, tedy že přestanete na došlou poštu myslet. Od té doby se však mnohokrát změnila a dnes ji lidé vnímají spíš jako prázdnou schránku.
Jak ji využít?
Udržovat za každou cenu prázdný e-mail je podle nás zbytečná otročina. Pro nás je systém inspirativní spíš v pravidelnosti kontrolování pošty a ve způsobu, jak s ní nakládat. Takže – jak?
Nám pomáhá dát si na zpracování e-mailů vždycky určitý časový slot nebo dva – jeden ráno, druhý odpoledne. Zpracovat e-mail přitom neznamená ho dokončit, ale rozhodnout, co a jak udělám, případně udělá někdo další.
Na to zase dobře funguje pravidlo 4D, o kterém se dočtete za chvilku. Dobrým tipem metody Inbox Zero je i tato myšlenka: věci, ze kterých se během třídění podle pravidla 4D stávají úkoly, vysypte někam do aplikace nebo na papír (koukněte na GTD) a ideálně je hned naplánujte do nějakého organizačního systému - například našeho Nediáře, datovaného diáře anebo plánovače.
4D
O čem to je?
Eliminační metoda použitelná v jakékoliv situaci, kdy potřebujete roztřídit podstatné od zbytečného. Hodí se při práci s e-mailem, pro plánování velkých projektů, hašení přízemních akutních drobností i při sestavování rodinného kalendáře. Bleskově vám pomůže rozhodnout se, čemu se budete věnovat a co přehodíte na někoho jiného nebo zahodíte úplně.
Jak ji využít?
Ať řešíte e-mail nebo rodinnou dovolenou, princip pořád stojí na těchto čtyřech krocích, které v angličtině všechny začínají písmenem D.
Delete – úkol nebo nabídka vám nic nepřinese, nechcete se tomu věnovat, takže pryč s tím
Delegate – je to důležité, ale protože to nechcete nebo nemusíte to dělat, posuňte úkol na někoho dalšího
Do – věci do minuty, které můžete udělat hned.
Defer – dobré promyslet, ale protože to není priorita, dá se odložit. Třeba zapsat do našeho zápisníku jako nápad, kterému se budete věnovat později.