Seriál 12 pomocníků, díl 2: 3 metody, které vám pomohou s organizací

Pokračování velkého seriálu. Tentokrát si v něm ukážeme metody, které vám pomohou zorganizovat pracovní i domácí chaos a vnést do života zdravější návyky. Den ještě nafouknout neumíme. Pořád bude mít čtyřiadvacet hodin. Ale díky tipům níže už možná nebudete mít pocit, že trval maximálně pět.

Stejně jako v prvním díle, i tentokrát pro vás máme tři metody. O každé z nich by se dala napsat kniha. Ostatně, hned o té první už pár let jedna existuje a spousta nových metod vychází právě z ní.

Zápisník, bujo, plánovaní Tam & zpět

My jsme z dlouhých knižních pasáží vybrali to nejlepší, co bychom doporučili k zamyšlení každému, kdo by za námi přišel s povzdechem, že mu život přerůstá přes hlavu. Znovu zopakujeme, že není nutné držet se striktně žádného systému.

Seriál berte jako sérii tipů pro organizaci práce i všech ostatních záležitostí, ze kterých si můžete sestavit svůj vlastní unikátní systém. 

GTD

O čem to je?

Mít vše hotovo (z anglického Getting Things Done) je nejpopulárnější metoda osobní produktivity posledních desetiletí, ze které vychází mnoho dalších. Jejím základním principem je dostat z hlavy všechny myšlenky na cokoliv, co musíte zařídit.

K tomu poslouží počítačový program, aplikace nebo – ;) ano, tady na vás velmi výrazně mrkáme – papír. Jakmile budete mít všechno sepsané, můžete úkoly rozdělit na větší a menší a postupně se do nich pouštět. Jak konkrétně, na to má metoda spoustu nástrojů, které rozebírá už zmíněná kniha. 

Jak ji využít?

Když ulevíte své hlavě, získáte přehled o všem, co děláte a do čeho je potřeba se pustit. Odpadne tím pádem přemýšlení „na co se teď rychle vrhnout” a potácení se od úkolu k úkolu, které ale nevede k dlouhodobému cíli. Jak to tedy pomocí GTD změnit?

Vezměte si náš zápisník a pár dnů pište cokoliv, co si během nich žádá vaši pozornost. Patří sem jakékoliv úkoly, nápady, myšlenky a poznámky. Až budete mít hotovo, podívejte se na zápisky s odstupem a popřemýšlejte, co jsou vaše “chci”, co jsou “musy”, které činnosti děláte jen pro odškrtnutí a které třeba úplně zbytečně.

Zápis vám dá perspektivu, čemu se věnujete, čemu se věnovat chcete a také návod, jak spojit úkoly, které k sobě logicky patří, do projektů. Ty se pak dají řešit na jeden zátah. Do zápisníku si k tomu můžete načrtnout třeba myšlenkovou mapu, do Nediáře nebo některého z našich dvou datovaných diářů na rok 2022 pak rozplánovat konkrétní kroky.

GDT je robustní systém. Kdybyste si z něj ale měli vzít jenom psaní úkolů na papír, abyste je mohli pustit z hlavy a nahlédnout na ně z perspektivy, stačí to.

Plánovací parťáci od Tam & zpět

Inbox Zero

O čem to je?

Nula zpráv ve vaší poště. Pro někoho základ kontroly nad životem, pro druhého zbytečnost. Původně metoda nestavěla na tom, že budete mít čisto v e-mailu, ale spíš v mysli, tedy že přestanete na došlou poštu myslet. Od té doby se však mnohokrát změnila a dnes ji lidé vnímají spíš jako prázdnou schránku. 

Jak ji využít?

Udržovat za každou cenu prázdný e-mail je podle nás zbytečná otročina. Pro nás je systém inspirativní spíš v pravidelnosti kontrolování pošty a ve způsobu, jak s ní nakládat. Takže – jak?

Nám pomáhá dát si na zpracování e-mailů vždycky určitý časový slot nebo dva – jeden ráno, druhý odpoledne. Zpracovat e-mail přitom neznamená ho dokončit, ale rozhodnout, co a jak udělám, případně udělá někdo další.

Plánovací parťáci Tam  & zpět

Na to zase dobře funguje pravidlo 4D, o kterém se dočtete za chvilku. Dobrým tipem metody Inbox Zero je i tato myšlenka: věci, ze kterých se během třídění podle pravidla 4D stávají úkoly, vysypte někam do aplikace nebo na papír (koukněte na GTD) a ideálně je hned naplánujte do nějakého organizačního systému - například našeho Nediáře, datovaného diáře anebo plánovače.

4D

O čem to je?

Eliminační metoda použitelná v jakékoliv situaci, kdy potřebujete roztřídit podstatné od zbytečného. Hodí se při práci s e-mailem, pro plánování velkých projektů, hašení přízemních akutních drobností i při sestavování rodinného kalendáře. Bleskově vám pomůže rozhodnout se, čemu se budete věnovat a co přehodíte na někoho jiného nebo zahodíte úplně. 

Naplánuj si rok podle svého s diářem Tam & zpět

Jak ji využít?

Ať řešíte e-mail nebo rodinnou dovolenou, princip pořád stojí na těchto čtyřech krocích, které v angličtině všechny začínají písmenem D. 

Delete – úkol nebo nabídka vám nic nepřinese, nechcete se tomu věnovat, takže pryč s tím 

Delegate – je to důležité, ale protože to nechcete nebo nemusíte to dělat, posuňte úkol na někoho dalšího

Do – věci do minuty, které můžete udělat hned.

Defer – dobré promyslet, ale protože to není priorita, dá se odložit. Třeba zapsat do našeho zápisníku jako nápad, kterému se budete věnovat později.




Další články


12 pomocníků, se kterými zvládnete skoro všechno na světě

12 pomocníků, se kterými zvládnete skoro všechno na světě

Protože málokdo z nás se narodil jako zorganizovaný a systematický člověk, který má ve všem jasno a neustále z něj prýští energie, potřebujeme tuto lidskost občas trochu...

2 typy diářů na rok 2022

2 typy diářů na rok 2022

Nadcházející rok plný dvojek si žádá, ano, nadpis nelže, dva typy diářů! Moc bychom si přáli, aby na svá chci a #momentyradosti dosáhlo v roce 2022 dvojnásobné množství lidí...